Datenschutz

1. Datenschutz im Überblick

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten BoardCompanions erhebt, wenn Sie diese Website nutzen, warum wir sie erheben und wie wir mit ihnen umgehen.

Wer ist verantwortlich? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Betreiber der Website. Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 9.

Welche Daten erheben wir? Wir erheben Daten, die Sie uns übermitteln (Aufnahmeformulare, Kontoregistrierung) sowie technische Daten, die automatisch von unseren Servern aufgezeichnet werden (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel).

Wofür nutzen wir sie? Zum Betrieb des BoardCompanions-Matching-Programms — der Vermittlung erfahrener Führungspersönlichkeiten an gemeinnützige Organisationen für pro-bono-Mandate in Aufsichtsräten und Beiräten.

Welche Rechte haben Sie? Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen oder eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. SieheAbschnitt 7.

2. Welche Daten wir erheben

Companion-Aufnahmeformular

Wenn Sie sich als Companion bewerben, erheben wir: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), LinkedIn-URL, INSEAD-Alumni-Profil-URL (optional), Abschlussjahr, Berufserfahrung in Jahren, eine kurze Biografie, fachliche Schwerpunkte, Arbeitssprachen, Land und Verfügbarkeit.

Organisations-Aufnahmeformular

Wenn sich Ihre Organisation um eine Zusammenarbeit bewirbt, erheben wir: Organisationsname, offizieller Name, Rechtsform, Website, LinkedIn-Seite, Adresse, Land, geografischer Wirkungskreis, Name der Kontaktperson, Position, E-Mail und Telefonnummer, Zweck- und Missionsbeschreibung, strategische Ziele, Jahresbudget-Spanne, Anzahl der Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen, Organisationsstruktur, aktuelle Herausforderungen, benötigte Expertise, Zeitaufwand und bevorzugte Sprache.

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Position der Kontaktperson sind personenbezogene Daten und fallen unter diese Datenschutzerklärung — auch in einem beruflichen Kontext.

Bewerbungsformular für das Länderteam

Wenn Sie sich für ein Länderteam bewerben, erheben wir: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), LinkedIn-URL (optional), das Chapter, bei dem Sie sich bewerben, die Zeit, die Sie einbringen können, die Bereiche, in denen Sie mithelfen möchten, Ihre Motivation und, sofern das Chapter es verwendet, Ihre Bestätigung des Team Pledge. Wir nutzen diese Angaben, um über Ihre Bewerbung zu entscheiden. Sie gehen an die Team-Admins dieses Chapters. Werden Sie aufgenommen, werden sie Teil Ihres Datensatzes als Teammitglied; eine abgelehnte Bewerbung wird 6 Monate nach der Entscheidung gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Wir nutzen diese Angaben nur, um Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Nachricht geht per E-Mail an das von Ihnen gewählte Team, ein Länderteam oder das allgemeine Postfach, und wird aufbewahrt wie jede andere E-Mail an unsere Adressen (sieheSpeicherdauer). Ihre IP-Adresse wird nicht mit der Nachricht gespeichert.

Benutzerkonten

Wenn Sie ein Konto anlegen (für Companions, Kontaktpersonen von Organisationen oder Team-Mitglieder), speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, ein gehashtes Passwort und einen Anzeigenamen.

Server-Logdateien

Unsere Server erfassen beim Besuch dieser Website automatisch technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffszeitpunkt. Die Erhebung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Websitebetrieb (Art. 6(1)(f) DSGVO) und wird für 30 Tage aufbewahrt.

Kampagnenzuordnung (UTM-Parameter)

Wenn Sie unser Bewerbungsformular über einen mit Parametern versehenen Link aus einer unserer Outreach-Mails oder von einer Partner-Seite aufrufen, kann die URL Kampagnenzuordnungs-Parameter enthalten (utm_source, utm_medium,utm_campaign, utm_content,utm_term). Wenn Sie Ihre Bewerbung absenden, werden diese Parameter Ihrem Datensatz zugeordnet und gespeichert, damit wir nachvollziehen können, welche Ansprache welche Bewerber erreicht — zum Beispiel, um die Wirksamkeit eines bestimmten Versands zu beurteilen. Wir nutzen diese Parameter nicht für seiten- oder sitzungsübergreifendes Tracking, geben sie nicht an Dritte weiter und setzen kein Cookie, um sie zu speichern. Rechtsgrundlage ist dieselbe Einwilligung, mit der Sie auch Ihre übrigen Bewerbungsdaten übermitteln.

Was wir NICHT erheben

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbeskripte, keine Analysetools, keine Social-Media-Widgets, keine Tracking-Pixel und keine Schriftarten von Drittanbietern. Alle Schriften sind selbst gehostet. Beim normalen Surfen werden keine Daten an Dritte übermittelt.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Matching-Programm

Daten aus den Aufnahmeformularen werden ausschließlich für den BoardCompanions-Matching-Prozess verwendet. Dies umfasst:

• Prüfung Ihrer Bewerbung (durch das für Ihre Region zuständige Länderteam)
• Planung und Durchführung von Aufnahmegesprächen
• Aufnahme Ihres Profils in Matching-Runden (für Companions: Weitergabe von Organisations-Briefings an Sie; für Organisationen: Weitergabe Ihres Briefings an Companions)
• Aufzeichnung erfolgreicher Vermittlungen
• Versand von E-Mail-Nachrichten zu Ihrem Bewerbungsstatus, Matching-Runden und Programm-Updates (sofern Sie zugestimmt haben)

Datenweitergabe innerhalb von BoardCompanions

Ihre Daten werden an das für Ihre Region zuständige BoardCompanions-Länderteam weitergegeben. Im Rahmen des Matching-Prozesses kann Ihr Profil oder Briefing an die jeweils andere Partei (Companion oder Organisation) weitergegeben werden. Das Team von BoardCompanions.org hat zu Koordinierungs- und Qualitätssicherungszwecken länderübergreifend lesenden Zugriff auf Bewerbungsdaten.

Keine Weitergabe an Dritte für Marketingzwecke

Wir verkaufen, vermieten oder teilen Ihre personenbezogenen Daten nicht mit Dritten zu Marketing- oder kommerziellen Zwecken.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6(1)(a) DSGVO): Wenn Sie ein Aufnahmeformular absenden, erteilen Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung über eine Checkbox. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b) DSGVO):Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Matching-Programms, Versand von Transaktions-E-Mails (Kontobestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Statusänderungen Ihrer Bewerbung) und Bereitstellung des Zugangs zu Mitgliederressourcen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f) DSGVO):Server-Logdateien zur Sicherheit und Fehlersuche. Interne Team-Notizen zur Qualitätssicherung. Aggregierte Statistiken für das Wirkungs-Reporting. Ein Protokoll der Anmeldungen und der Änderungen an Datensätzen, zur Sicherheit und um Fehler nachvollziehen zu können.

5. Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb dieser Website setzen wir die folgenden Dienstleister ein. Soweit nicht anders vermerkt, handeln sie als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO:

Hetzner Online GmbH (Hosting)

Diese Website und alle Anwendungsdaten werden vonHetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Alle personenbezogenen Daten werden im Hetzner-Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland (EU), gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie in derDatenschutzerklärung von Hetzner.

Brevo / Sendinblue SAS (E-Mail)

Über Brevo (Sendinblue SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich) versenden wir alle E-Mails dieser Plattform: Mitteilungen zu Konto und Bewerbung, Einladungen und Erinnerungen zum Matching, Nachrichten Ihres Länderteams und Antworten aus unserem Team-Postfach. Brevo erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht und meldet uns zurück, ob eine Nachricht zugestellt wurde. Brevo speichert diese Daten in Frankreich und Belgien. Einige Dienstleister von Brevo sind US-Unternehmen; sie sind durch das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln abgesichert, siehe dieListe der Unterauftragsverarbeiter von Brevo. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil derNutzungsbedingungen von Brevo.

Migadu-Mail GmbH (Eingehende Mailbox)

Eingehende E-Mail-Antworten (z. B. angermany@boardcompanions.net) werden in Mailboxen empfangen, die von Migadu-Mail GmbH, Rohnen 587, CH-9414 Schachen, Schweiz gehostet werden (contact@migadu.com; Datenschutzbeauftragter: Herr Michael Bruderer, gleiche Anschrift). Migadu kann personenbezogene Daten erhalten, die der Absender einer E-Mail mitteilt (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt). Die Schweiz wird von der Europäischen Kommission als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt (Art. 45 DSGVO); eine Datenübermittlung in die Schweiz gilt daher nicht als Drittlandübermittlung im Sinne der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen — sieheMigadu-DPA.

Zoom Communications, Inc. (Online-Veranstaltungen)

Online-Matching-Veranstaltungen und Informationsveranstaltungen können über Zoom stattfinden (Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA). Bei der Teilnahme verarbeitet Zoom den von Ihnen eingegebenen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, sofern Sie bei Zoom angemeldet sind, Ihre IP-Adresse und Gerätedaten sowie Ton und Bild der Veranstaltung. Aufgezeichnet wird nur, wenn dies zu Beginn angekündigt wird. Zoom ist ein US-Unternehmen; Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert. Findet eine Veranstaltung über ein Business-Konto bei Zoom statt, gilt derAuftragsverarbeitungsvertragvon Zoom; bei einem privaten Konto gelten allein die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung von Zoom. Weitere Informationen finden Sie in derDatenschutzerklärung von Zoom.

Anthropic (KI-Assistent für operative Aufgaben)

Im Tagesgeschäft nutzt der Verantwortliche den KI-AssistentenClaude für Aufgaben wie das Verfassen und Übersetzen von Inhalten, das Sichten eingehender E-Mails und die Verwaltung. Claude wird Nutzenden in Europa vonAnthropic Ireland, Limited (6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bereitgestellt und läuft auf Servern der Anthropic, PBC in den USA. Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt), können an Claude weitergegeben werden, soweit eine konkrete Aufgabe dies erfordert, und nur in dem dafür nötigen Umfang.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am effizienten Betrieb einer kleinen gemeinnützigen Website mit begrenzten administrativen Ressourcen).

Bedingungen, Modelltraining und Speicherdauer:Claude wird mit einem Einzelabonnement nach denConsumer Termsvon Anthropic genutzt. Für diesen Tarif besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag; Anthropic verarbeitet die erhaltenen Daten nach seiner eigenenDatenschutzerklärung. Die Nutzung unserer Unterhaltungen zum Training von Modellen ist im Konto abgeschaltet; Anthropic löscht sie dann innerhalb von 30 Tagen aus seinen Systemen.

Datenübermittlung: Übermittlungen in die USA stützen sich auf die in der Datenschutzerklärung von Anthropic genannten Garantien (Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln).

Keine weiteren Drittanbieterdienste

Wir verwenden keine Analysetools, Werbenetzwerke, Social-Media-Widgets oder andere Drittanbieterdienste, die Ihre Daten erhalten. LinkedIn ist als einfacher Hyperlink eingebunden — es werden keine Daten übertragen, bis Sie darauf klicken und LinkedIn besuchen; dort gilt dann die Datenschutzerklärung von LinkedIn.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie Sie aktiv am BoardCompanions-Programm teilnehmen. Ihre Bewerbungshistorie, Matching-Runden und Vermittlungen sind Bestandteil Ihres Teilnehmerdatensatzes und werden für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft aufbewahrt.

Konkrete Speicherfristen:

• Aktive Companions und Organisationen:Speicherung für die Dauer der Mitgliedschaft.
• Inaktive Teilnehmende (keine Aktivität seit 2+ Jahren): Wir senden eine Reaktivierungs-E-Mail. Erfolgt innerhalb von 30 Tagen keine Antwort, kennzeichnen wir den Teilnehmenden als ausgeschieden.
• Ausgeschiedene Teilnehmende: Ein Jahr nach dem Ausscheiden entfernen wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Profiltexte, Notizen und Dateien. Haben Sie an einem Matching teilgenommen, bleibt der Eintrag dazu (Organisation, Rolle und Monat) ohne Ihren Namen als Nachweis der Arbeit von BoardCompanions erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ist die Besetzung eines Gremiums öffentlich, könnte ein solcher Eintrag dennoch mit Ihnen in Verbindung gebracht werden; Sie können der Aufbewahrung jederzeit widersprechen (sieheAbschnitt 7).
• Abgelehnte Bewerbungen: Personenbezogene Daten werden 6 Monate nach der Entscheidung gelöscht.
• Änderungsprotokoll: Einträge über Anmeldungen und über Änderungen an Datensätzen werden nach zwölf Monaten gelöscht. Die gespeicherten Kopien geänderter Daten werden nach sechs Monaten gelöscht, und sofort, wenn der Datensatz selbst gelöscht oder anonymisiert wird.
• E-Mail-Korrespondenz: E-Mails an unsere Adressen werden zwei Jahre nach der letzten Nachricht der Unterhaltung gelöscht. Wir prüfen dies einmal jährlich.
• Server-Logdateien: Automatische Löschung nach 30 Tagen.

Sie können unabhängig von diesen Fristen jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen (sieheAbschnitt 7).

7. Ihre Rechte nach DSGVO

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15): Verlangen einer Kopie aller personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16): Verlangen der Berichtigung unrichtiger Daten. Sie können Ihr Profil auch selbst im Mitgliederbereich aktualisieren.
• Löschung (Art. 17): Verlangen der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir kommen dem nach, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wenn Sie ein Companion-Konto haben, können Sie die Löschung auch direkt in IhremMitgliederprofilanfordern; wir wenden eine 30-tägige Karenzfrist an, bevor die Anonymisierung abgeschlossen ist.
• Einschränkung (Art. 18): Verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten während der Klärung einer Beschwerde aussetzen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (JSON).
• Widerspruch (Art. 21): Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7(3)):Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit. Die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich per E-Mail aninfo@boardcompanions.be. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Die federführende Behörde für BoardCompanions ist:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, Belgien
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes wenden. In Deutschland ist das üblicherweise die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.

8. Internationale Datenübertragungen

Bewerbungs- und Mitgliederdaten werden innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Unser Hosting-Dienstleister (Hetzner) sitzt in Deutschland, unser E-Mail-Dienst (Brevo) speichert seine Daten in Frankreich und Belgien; einige Dienstleister von Brevo sind US-Unternehmen und wie inAbschnitt 5beschrieben abgesichert. Eingehende Mailboxen (Migadu) werden in der Schweiz gehostet, die von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt ist (Art. 45 DSGVO) — eine Übermittlung dorthin gilt daher nicht als Drittlandübermittlung.

Zwei Dienste haben einen Bezug zu den USA; beide sind inAbschnitt 5beschrieben: der KI-Assistent Claude (Anthropic), der aufgabenbezogen und nur mit den dafür nötigen Daten eingesetzt wird, und Zoom, wenn eine Online-Veranstaltung darüber stattfindet. Jede Übermittlung stützt sich auf die dort genannten Garantien.

9. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für diese Website im Sinne von Art. 4(7) DSGVO ist:

BoardCompanions.org ASBL
Rue Georges Lorand 16
1050 Ixelles, Belgien
BCE/KBO: BE0720.607.357
Vertreten durch: Erik Weytjens, Präsident

Vertretung in Deutschland:
Nils Boeffel
info@boardcompanions.net

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte aninfo@boardcompanions.be.

10. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Anmeldung (bc_refresh,bc_access): hält Sie im Mitglieder- und Teambereich angemeldet. Wird jeweils bis zu 7 Tage gespeichert und beim Abmelden gelöscht.
• Sprache und Chapter (bc_locale,bc_chapter): merken sich die gewählte Sprache und das gewählte Länder-Chapter. Speicherdauer 1 Jahr.
• Nur für Teammitglieder(bc_active_country, bc_view_as,bc_new_api_token): merken sich, in welchem Land ein Teammitglied gerade arbeitet (180 Tage), kennzeichnen eine Support-Sitzung, in der ein Teammitglied die Website aus Sicht einer teilnehmenden Person ansieht (1 Stunde), und zeigen ein neu erstelltes Zugriffstoken einmalig an (2 Minuten).

Keines dieser Cookies kann von Skripten oder von anderen Websites gelesen werden.

Es werden keine Werbe-Cookies, Analyse-Cookies oder Tracking-Technologien gesetzt. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist nicht erforderlich, da nur technisch notwendige Cookies gesetzt werden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen in unserer Praxis oder in gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzende per E-Mail benachrichtigt. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser URL verfügbar.

Stand: Oktober 2026 (v2026-10 — Cookies, E-Mail-Dienst, Zoom, KI-Assistent, Änderungsprotokoll und Speicherdauer aktualisiert)