Le matching est le cœur de métier de BoardCompanions. Un bon matching crée de la valeur pour les deux parties pendant des années. Un mauvais matching gâche un siège au conseil, érode la bonne volonté d'un Companion et nuit à notre crédibilité auprès des financeurs. Nous abordons cette démarche avec la plus grande rigueur.
Le processus varie selon que vous postuliez en tant que Companion, que vous nous contactiez en tant qu'organisation, ou que vous cherchiez simplement à comprendre notre fonctionnement. Cette page détaille le socle commun de notre méthodologie, puis présente les deux démarches possibles : les événements de matching et la mise en relation directe. Le choix dépend du pays et du volume d'opportunités disponibles.
Le tronc commun de chaque matching
Chaque placement — qu'il soit issu d'un événement dédié ou d'une mise en relation directe — suit les mêmes étapes clés :
- Qualification de l'organisation. L'organisation à finalité sociale complète son profil et échange avec l'équipe nationale. L'équipe valide l'opportunité ou, en toute transparence, la décline si le besoin ne correspond pas.
- Qualification du Companion. Les alumni déposent leur candidature en acceptant le Pledge, puis échangent avec l'équipe nationale lors d'un entretien personnel avant d'intégrer le réseau actif. La Charter signée vient ensuite : c'est elle qui ouvre la participation à un matching.
- Briefing. Chaque siège ouvert fait l'objet de son propre briefing, rédigé avec l'organisation : ses activités, la raison d'être de ce siège précis et les caractéristiques d'un matching réussi. Une organisation peut ouvrir plusieurs sièges, et chacun constitue un échange distinct. C'est sur la base de ce briefing que les Companions choisissent les opportunités auxquelles répondre.
- Mise en relation. Companions et organisations se rencontrent — lors d'un événement de matching ou via un entretien individuel.
- Décision. Chaque partie décide, à son rythme, de la suite à donner. L'équipe nationale accompagne la réflexion, répond aux questions et veille au respect des délais.
- Confirmation du matching. Dès accord mutuel, la collaboration est formalisée et enregistrée. Le Companion entame son intégration directement auprès de l'organisation. Les modalités de communication conjointe sont définies à ce stade.
- Suivi. L'équipe nationale prend des nouvelles durant les premiers mois, puis à nouveau plus tard dans l'année, pour voir comment se déroule la mission. La fréquence et la forme s'adaptent à ce qui convient aux deux parties.
Les événements de matching
L'une des deux démarches, et celle qui devient rentable dès que le pays dispose d'un volume suffisant des deux côtés. Un événement de matching réunit plusieurs organisations et un panel élargi de Companions au cours d'une même rencontre ciblée.
Quand une session a lieu
Une équipe nationale ouvre une session dans les conditions suivantes :
- Assez d'organisations prêtes, briefing à l'appui, pour que la préparation en vaille la peine. En deçà d'une poignée, une mise en relation directe sert mieux tout le monde.
- Assez de Companions disponibles dont le profil correspond à ces briefings, avec une marge pour ceux qui ne pourront pas venir.
- Une date et un format adaptés au pays — une salle lorsque chacun peut s'y rendre, en ligne lorsque ce n'est pas le cas.
Des pays comme l'Allemagne, où la base de Companions et d'organisations est répartie sur plusieurs villes, organisent de nombreuses sessions en ligne. La Belgique et les Pays-Bas privilégient plus souvent le présentiel.
Avant l'événement
Les briefings sont diffusés au réseau des Companions — sur le site (accès réservé) et au format PDF par email, pour permettre aux Companions de les consulter en déplacement. Les Companions répondent en indiquant les organisations qu'ils souhaitent rencontrer. L'équipe nationale s'appuie sur ces retours pour réaliser un pré-matching : identifier les rencontres prioritaires entre Companions et organisations, définir les options secondaires et écarter les échanges non pertinents.
L'événement en lui-même
Un déroulé qui a fait ses preuves, donné à titre d'illustration et non de modèle : chaque pays l'adapte.
| Séquence | Activité |
|---|---|
| Ouverture | Accueil et déroulé de la rencontre |
| Présentations | Chaque organisation présente brièvement son opportunité |
| Échanges | Une organisation avec un Companion à la fois, par rotations, à table ou en breakout room |
| Temps libre | Échanges informels, où se joue une bonne part de la valeur |
| Clôture | Synthèse et prochaines étapes |
Les échanges sont volontairement courts. L'objectif n'est pas de prendre une décision immédiate, mais de faire émerger de part et d'autre une liste restreinte d'interlocuteurs avec lesquels chacun souhaite poursuivre.
Après l'événement
Chaque partie indique ensuite avec qui elle souhaite poursuivre. En cas d'intérêt mutuel, c'est généralement l'organisation qui fait le pas suivant, et l'équipe nationale reste en contact avec les deux parties jusqu'à ce qu'elles échangent en direct. Quelques semaines est le rythme habituel ; certains échanges demandent plus de temps, et c'est normal.
Mise en relation directe
La mise en relation directe est notre point de départ et le format privilégié pour les cas particuliers.
Son fonctionnement est simple : l'équipe nationale présente le briefing aux Companions dont le profil correspond — parfois quelques-uns approchés directement, parfois l'ensemble du réseau — et évalue leur intérêt. Les Companions souhaitant en savoir plus rencontrent l'organisation lors d'entretiens individuels (en visioconférence, par téléphone ou en présentiel, selon la géographie). À partir de là, la suite du processus est identique à celle d'un événement de matching : décision mutuelle, confirmation du matching et suivi.
Nous recourons à la mise en relation directe lorsque :
- Le réseau national est encore restreint et qu'un événement de matching manquerait de densité.
- Une organisation a un besoin urgent ou très ciblé, pour lequel une diffusion élargie n'apporterait pas de valeur ajoutée.
- Un échange initié lors d'un événement de matching n'a pas abouti, mais les deux parties souhaitent poursuivre la discussion.
- La logistique ne permet pas d'attendre une session programmée — l'organisation ayant besoin d'un Companion dès ce trimestre, sans pouvoir attendre la session suivante.
La mise en relation directe est plus lente qu'un événement de matching, mais elle fonctionne de manière fiable dès le premier mandat. C'est la démarche par laquelle débute chaque nouveau pays.
Délais (réalistes)
C'est une question qu'on nous pose souvent. Réponse honnête, étant entendu qu'il s'agit de constats et non d'engagements : beaucoup dépend de l'organisation et du pays.
| De... | À... | Délai type |
|---|---|---|
| Candidature comme Companion | Intégration du réseau | 1 à 3 semaines |
| Qualification de l'organisation | Briefing prêt | 2 à 4 semaines |
| Briefing envoyé | Premières rencontres | Selon la prochaine session — de quelques jours à plusieurs mois |
| Première rencontre | Décision de poursuivre | 2 à 4 semaines (événement de matching), 2 à 6 semaines (mise en relation directe) |
| Décision de poursuivre | Engagement actif au conseil | 1 à 3 mois, selon le calendrier du conseil de l'organisation |
Les étapes les plus lentes sont celles que nous ne maîtrisons pas — le calendrier de gouvernance propre à chaque organisation, les autres engagements du Companion et le processus d'intégration au conseil. Quant aux étapes que nous maîtrisons, nous veillons à les mener avec réactivité et efficacité.
Ce que nous n'automatisons pas
Un choix délibéré : le matching lui-même reste manuel. Chaque pré-matching repose sur l'appréciation de l'équipe nationale, en s'appuyant sur le briefing, le profil du Companion et les retours exprimés. C'est là, selon nous, que l'humain compte le plus dans la boucle. Lorsqu'un matching échoue au bout de quatre mois, c'est presque toujours parce qu'un signal faible est passé inaperçu lors de la phase de briefing. Le logiciel peut diffuser les briefings, centraliser les réponses et suivre les placements. Il ne peut pas remplacer le discernement de l'équipe nationale lorsqu'elle choisit de mettre deux personnes en relation.
Ce qui se passe après le placement
Une fois le Companion intégré au conseil d'administration, BoardCompanions se met en retrait. Nous continuons néanmoins à :
- Mettre à disposition des documents de référence et des modèles dans lesquels le Companion peut puiser.
- Organiser des sessions de partage entre pairs permettant aux Companions de comparer leurs retours d'expérience sur ce qui fonctionne ou non au sein de leurs conseils respectifs.
- Maintenir l'équipe nationale joignable pour répondre aux questions de l'une ou l'autre des parties.
- Demander aux deux parties comment cela se passe, durant les premiers mois puis à nouveau plus tard dans l'année — non pas pour piloter la relation, mais pour apprendre.
Lorsque le mandat d'un Companion prend fin — qu'il s'agisse du terme convenu, d'une réorientation de la mission ou d'un changement de situation de part et d'autre —, nous étudions volontiers l'opportunité d'un nouveau matching. La plupart des Companions actifs siègent au sein de plusieurs conseils au fil du temps.
Prêt à vous lancer ?
Deux façons de commencer :
- Postuler en tant que Companion → Pour les Companions
- Nous rejoindre en tant qu'organisation → Pour les organisations
Les questions qui ne relèvent d'aucun de ces deux parcours peuvent être adressées à l'équipe nationale via votre page pays.