Datenschutz

1. Datenschutz im Überblick

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten BoardCompanions erhebt, wenn Sie diese Website nutzen, warum wir sie erheben und wie wir mit ihnen umgehen.

Wer ist verantwortlich? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Betreiber der Website. Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 9.

Welche Daten erheben wir? Wir erheben Daten, die Sie uns übermitteln (Aufnahmeformulare, Kontaktformular, Kontoregistrierung) sowie technische Daten, die automatisch von unseren Servern aufgezeichnet werden (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel).

Wofür nutzen wir sie? Zum Betrieb des BoardCompanions-Matching-Programms — der Vermittlung erfahrener Führungspersönlichkeiten an gemeinnützige Organisationen für pro-bono-Mandate in Aufsichtsräten und Beiräten.

Welche Rechte haben Sie? Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen oder eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Siehe Abschnitt 7.

2. Welche Daten wir erheben

Companion-Aufnahmeformular

Wenn Sie sich als Companion bewerben, erheben wir: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), LinkedIn-URL, INSEAD-Alumni-Profil-URL (optional), Abschlussjahr, Berufserfahrung in Jahren, eine kurze Biografie, fachliche Schwerpunkte, Arbeitssprachen, Land und Verfügbarkeit.

Organisations-Aufnahmeformular

Wenn sich Ihre Organisation um eine Zusammenarbeit bewirbt, erheben wir: Organisationsname, offizieller Name, Rechtsform, Website, LinkedIn-Seite, Adresse, Land, geografischer Wirkungskreis, Name der Kontaktperson, Position, E-Mail und Telefonnummer, Zweck- und Missionsbeschreibung, strategische Ziele, Jahresbudget-Spanne, Anzahl der Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen, Organisationsstruktur, aktuelle Herausforderungen, benötigte Expertise, Zeitaufwand und bevorzugte Sprache.

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Position der Kontaktperson sind personenbezogene Daten und fallen unter diese Datenschutzerklärung — auch in einem beruflichen Kontext.

Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.

Benutzerkonten

Wenn Sie ein Konto anlegen (für Companions, Kontaktpersonen von Organisationen oder Team-Mitglieder), speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, ein gehashtes Passwort und einen Anzeigenamen.

Server-Logdateien

Unsere Server erfassen beim Besuch dieser Website automatisch technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffszeitpunkt. Die Erhebung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Websitebetrieb (Art. 6(1)(f) DSGVO) und wird für 30 Tage aufbewahrt.

Kampagnenzuordnung (UTM-Parameter)

Wenn Sie unser Bewerbungsformular über einen mit Parametern versehenen Link aus einer unserer Outreach-Mails oder von einer Partner-Seite aufrufen, kann die URL Kampagnenzuordnungs-Parameter enthalten (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term). Wenn Sie Ihre Bewerbung absenden, werden diese Parameter Ihrem Datensatz zugeordnet und gespeichert, damit wir nachvollziehen können, welche Ansprache welche Bewerber erreicht — zum Beispiel, um die Wirksamkeit eines bestimmten Versands zu beurteilen. Wir nutzen diese Parameter nicht für seiten- oder sitzungsübergreifendes Tracking, geben sie nicht an Dritte weiter und setzen kein Cookie, um sie zu speichern. Rechtsgrundlage ist dieselbe Einwilligung, mit der Sie auch Ihre übrigen Bewerbungsdaten übermitteln.

Was wir NICHT erheben

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbeskripte, keine Analysetools, keine Social-Media-Widgets, keine Tracking-Pixel und keine Schriftarten von Drittanbietern. Alle Schriften sind selbst gehostet. Beim normalen Surfen werden keine Daten an Dritte übermittelt.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Matching-Programm

Daten aus den Aufnahmeformularen werden ausschließlich für den BoardCompanions-Matching-Prozess verwendet. Dies umfasst:

• Prüfung Ihrer Bewerbung (durch das für Ihre Region zuständige Länderteam)
• Planung und Durchführung von Aufnahmegesprächen
• Aufnahme Ihres Profils in Matching-Runden (für Companions: Weitergabe von Organisations-Briefings an Sie; für Organisationen: Weitergabe Ihres Briefings an Companions)
• Aufzeichnung erfolgreicher Vermittlungen
• Versand von E-Mail-Nachrichten zu Ihrem Bewerbungsstatus, Matching-Runden und Programm-Updates (sofern Sie zugestimmt haben)

Datenweitergabe innerhalb von BoardCompanions

Ihre Daten werden an das für Ihre Region zuständige BoardCompanions-Länderteam weitergegeben. Im Rahmen des Matching-Prozesses kann Ihr Profil oder Briefing an die jeweils andere Partei (Companion oder Organisation) weitergegeben werden. Das Team von BoardCompanions.org hat zu Koordinierungs- und Qualitätssicherungszwecken länderübergreifend lesenden Zugriff auf Bewerbungsdaten.

Keine Weitergabe an Dritte für Marketingzwecke

Wir verkaufen, vermieten oder teilen Ihre personenbezogenen Daten nicht mit Dritten zu Marketing- oder kommerziellen Zwecken.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6(1)(a) DSGVO): Wenn Sie ein Aufnahme- oder Kontaktformular absenden, erteilen Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung über eine Checkbox. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b) DSGVO): Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Matching-Programms, Versand von Transaktions-E-Mails (Kontobestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Statusänderungen Ihrer Bewerbung) und Bereitstellung des Zugangs zu Mitgliederressourcen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f) DSGVO): Server-Logdateien zur Sicherheit und Fehlersuche. Interne Team-Notizen zur Qualitätssicherung. Aggregierte Statistiken für das Wirkungs-Reporting.

5. Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb dieser Website setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein:

Hetzner Online GmbH (Hosting)

Diese Website und alle Anwendungsdaten werden von Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Alle personenbezogenen Daten werden im Hetzner-Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland (EU), gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner.

Brevo / Sendinblue SAS (E-Mail)

Für Transaktions-E-Mails (Kontobestätigung, Statusänderungen der Bewerbung) und für den Versand von Briefings nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Brevo erhält zur Personalisierung Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Die Daten werden auf Servern in der EU gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Brevo. Weitere Informationen finden Sie in den Nutzungsbedingungen von Brevo.

Migadu-Mail GmbH (Eingehende Mailbox)

Eingehende E-Mail-Antworten (z. B. an germany@boardcompanions.net) werden in Mailboxen empfangen, die von Migadu-Mail GmbH, Rohnen 587, CH-9414 Schachen, Schweiz gehostet werden (contact@migadu.com; Datenschutzbeauftragter: Herr Michael Bruderer, gleiche Anschrift). Migadu kann personenbezogene Daten erhalten, die der Absender einer E-Mail mitteilt (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt). Die Schweiz wird von der Europäischen Kommission als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt (Art. 45 DSGVO); eine Datenübermittlung in die Schweiz gilt daher nicht als Drittlandübermittlung im Sinne der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abgeschlossen — siehe Migadu-DPA.

Anthropic, PBC (KI-Assistent für operative Aufgaben)

Im Tagesgeschäft nutzt der Verantwortliche den KI-Assistenten Claude der Anthropic, PBC, San Francisco, CA, USA, für Aufgaben wie das Verfassen und Übersetzen von Inhalten, das Klassifizieren oder Triagieren eingehender Mailbox-Antworten sowie für Prozessmanagement und Automatisierungsarbeiten. Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt), können bei Bedarf an Anthropic übertragen werden, soweit dies für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Die Übertragung erfolgt aufgabenbezogen und ist auf das jeweils Notwendige beschränkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am effizienten Betrieb einer kleinen gemeinnützigen Website mit begrenzten administrativen Ressourcen).

Datenübermittlung: Anthropic ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) im Rahmen des Anthropic Data Processing Addendum.

Modelltraining und Speicherdauer: Nach den API-Bedingungen von Anthropic werden über die API übermittelte Kundendaten standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet. Anthropic speichert API-Daten zu Sicherheits- und Missbrauchsschutzzwecken bis zu 30 Tage und löscht sie anschließend. Siehe Anthropic's Commercial Terms of Service und Data Processing Addendum.

Keine weiteren Drittanbieterdienste

Wir verwenden keine Analysetools, Werbenetzwerke, Social-Media-Widgets oder andere Drittanbieterdienste, die Ihre Daten erhalten. LinkedIn ist als einfacher Hyperlink eingebunden — es werden keine Daten übertragen, bis Sie darauf klicken und LinkedIn besuchen; dort gilt dann die Datenschutzerklärung von LinkedIn.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie Sie aktiv am BoardCompanions-Programm teilnehmen. Ihre Bewerbungshistorie, Matching-Runden und Vermittlungen sind Bestandteil Ihres Teilnehmerdatensatzes und werden für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft aufbewahrt.

Konkrete Speicherfristen:

• Aktive Companions und Organisationen: Speicherung für die Dauer der Mitgliedschaft.
• Inaktive Teilnehmende (keine Aktivität seit 2+ Jahren): Wir senden eine Reaktivierungs-E-Mail. Erfolgt innerhalb von 30 Tagen keine Antwort, kennzeichnen wir den Teilnehmenden als ausgeschieden.
• Ausgeschiedene Teilnehmende: Personenbezogene Daten werden ein Jahr nach dem Ausscheiden anonymisiert. Anonymisierte Datensätze (ohne identifizierende Informationen) können für aggregierte Statistiken weiter aufbewahrt werden.
• Abgelehnte Bewerbungen: Personenbezogene Daten werden 6 Monate nach der Entscheidung gelöscht.
• Einreichungen über das Kontaktformular: Löschung 6 Monate nach Bearbeitung.
• Server-Logdateien: Automatische Löschung nach 30 Tagen.

Sie können unabhängig von diesen Fristen jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen (siehe Abschnitt 7).

7. Ihre Rechte nach DSGVO

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15): Verlangen einer Kopie aller personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16): Verlangen der Berichtigung unrichtiger Daten. Sie können Ihr Profil auch selbst im Mitgliederbereich aktualisieren.
• Löschung (Art. 17): Verlangen der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir kommen dem nach, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wenn Sie ein Companion-Konto haben, können Sie die Löschung auch direkt in Ihrem Mitgliederprofil anfordern; wir wenden eine 30-tägige Karenzfrist an, bevor die Anonymisierung abgeschlossen ist.
• Einschränkung (Art. 18): Verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten während der Klärung einer Beschwerde aussetzen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (JSON).
• Widerspruch (Art. 21): Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7(3)): Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit. Die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich per E-Mail an info@boardcompanions.be. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Die federführende Behörde für BoardCompanions ist:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, Belgien
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes wenden. In Deutschland ist das üblicherweise die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.

8. Internationale Datenübertragungen

Bewerbungs- und Mitgliederdaten werden innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Unser Hosting-Dienstleister (Hetzner) sitzt in Deutschland, unser E-Mail-Dienst (Brevo) arbeitet innerhalb der EU. Eingehende Mailboxen (Migadu) werden in der Schweiz gehostet, die von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt ist (Art. 45 DSGVO) — eine Übermittlung dorthin gilt daher nicht als Drittlandübermittlung.

Eine Ausnahme stellt der KI-Assistent Anthropic (USA) dar, der aufgabenbezogen wie in Abschnitt 5 beschrieben eingesetzt wird. Übermittlungen an Anthropic werden durch Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) im Rahmen des Anthropic Data Processing Addendum abgesichert. Es werden nur die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten übermittelt.

9. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für diese Website im Sinne von Art. 4(7) DSGVO ist:

BoardCompanions.org ASBL
Rue Georges Lorand 16
1050 Ixelles, Belgien
BCE/KBO: BE0720.607.357
Vertreten durch: Erik Weytjens, Präsident

Vertretung in Deutschland:
Nils Boeffel
info@boardcompanions.net

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an info@boardcompanions.be.

10. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie: hält Ihre Anmeldung im Mitglieder- und Teambereich aufrecht. Läuft ab, sobald Sie sich abmelden oder den Browser schließen.
• CSRF-Token: schützt Formularübermittlungen gegen Cross-Site-Request-Forgery-Angriffe. Technisch erforderlich aus Sicherheitsgründen.

Es werden keine Werbe-Cookies, Analyse-Cookies oder Tracking-Technologien gesetzt. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist nicht erforderlich, da nur technisch notwendige Cookies gesetzt werden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen in unserer Praxis oder in gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzende per E-Mail benachrichtigt. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser URL verfügbar.

Stand: April 2026 (v2026-04.2 — Migadu und Anthropic ergänzt)